Negli ultimi anni il carico amministrativo delle istituzioni scolastiche è cresciuto in misura sostanziale. Fondi PNRR da gestire e rendicontare, adempimenti in materia di protezione dei dati, obblighi sulla sicurezza sul lavoro, procedure d’acquisto su piattaforme che cambiano con frequenza.

Gli organici di segreteria, nello stesso periodo, sono rimasti invariati. Non si tratta di un problema di organizzazione interna. È una questione di strumenti: la documentazione necessaria esiste, ma è dispersa; le procedure sono note, ma vanno ricostruite ogni volta; le scadenze sono prevedibili, ma nessuno ha il compito formale di ricordarle.

Il risultato è che una parte consistente del tempo di segreteria viene impiegata per ritrovare, verificare e rifare. oXdocs nasce per ridurre questa dispersione.

In questo webinar la mostriamo in funzione, con una dimostrazione in diretta sui casi che una segreteria incontra realmente.

Che cosa vedremo

La sessione è costruita attorno alla piattaforma, non alle slide. Percorreremo le sei aree operative con esempi concreti:

I progetti finanziati. Come si imposta un progetto, DM 38, DM 219 o altro: documentazione, procedura d’acquisto e materiali per la rendicontazione, con lo stato di avanzamento sempre visibile.

La protezione dei dati. Dove si trovano nomine, registri, informative e valutazioni d’impatto, già redatti e vistati dal nostro ufficio legale, compresi i casi meno frequenti come le prove INVALSI o l’accesso agli atti.

La sicurezza sul lavoro. L’organigramma con tutti gli incarichi, gli attestati archiviati e le scadenze di formazione monitorate dalla piattaforma. Vedremo in particolare come si verifica, in un solo passaggio, chi ha assolto agli obblighi formativi e cosa sta per scadere.

Le utility. I regolamenti pronti da adattare e le procedure particolari già risolte: viaggi d’istruzione, visite guidate, distributori automatici, concessione di cassa, reperimento dell’assicurazione.

L’assistente AI. Come si formula una domanda e che tipo di risposta si ottiene, dal momento che l’assistente è addestrato esclusivamente su normativa e documentazione scolastica.

Il calendario delle scadenze. Come si consultano gli adempimenti dell’anno e come funzionano gli avvisi in anticipo. Mostreremo infine la linea diretta con il consulente OXFirm, attiva dentro la piattaforma per le situazioni che richiedono il parere di una persona.

Il caso che apre il webinar: la responsabilità genitoriale

Partiremo dall’ultimo contenuto pubblicato in piattaforma, perché è rappresentativo del tipo di problema che oXdocs affronta.

Chi può ritirare il minore all’uscita. Chi firma l’autorizzazione all’uscita didattica. A chi vanno indirizzate le comunicazioni quando i genitori sono separati o quando l’affido è regolato da un provvedimento.

Sono situazioni sempre più frequenti, nelle quali la scuola è chiamata a decidere rapidamente e con effetti giuridici rilevanti.

In piattaforma sono ora disponibili il regolamento e la documentazione completa per la gestione di questi casi. Vedremo come sono organizzati e come si utilizzano.

A chi si rivolge

Il webinar è pensato per i DSGA, che hanno la responsabilità complessiva degli adempimenti dell’istituto, e per gli assistenti amministrativi che gestiscono quotidianamente documenti e procedure. È utile ai dirigenti scolastici interessati a verificare lo stato di conformità della scuola prima della firma, e ai referenti dei progetti finanziati, per i quali un errore formale in fase di rendicontazione può avere conseguenze onerose.

Partecipano sia le scuole che già utilizzano oXdocs, per conoscere le funzioni attivabili e i contenuti aggiunti di recente, sia gli istituti che valutano la piattaforma per la prima volta. Come partecipare

La partecipazione è gratuita e si svolge online.

L’iscrizione richiede pochi passaggi e il link di accesso viene inviato per email nei giorni precedenti. A tutti gli iscritti, anche a chi non riuscisse a collegarsi, inviamo la registrazione da rivedere online, le slide scaricabili e l’attestato di partecipazione.